Goochelen met tijd: leer efficiënt werken

Geschreven op in de categorie tips

Tik… Tak… Tik. Je dag lijkt wel een race tegen de klok. De stapel to-dolijstjes werpt een schaduw op je bureau en het zweet parelt op je voorhoofd. Hoe breng je ál die taken tot een goed einde? Leer hier hoe efficiënt werken tijd creëert.

Timemanagement

Plan plan plan

Verhaksel je werk

Een boom verplaatsen zal je nooit lukken, tenzij je hem in kleine stukjes kapt. Zo gaat het ook met je werk. Schrijf op wat je taken zijn en verdeel ze in kleinere acties. Dat geeft je rust: je weet eindelijk waar te beginnen.

Stel prioriteiten

Nu je een duidelijk overzicht hebt van alle taken en taakjes, bepaal je welke voorrang krijgen en wat je later (of helemaal niet) doet. Grosso modo verdeel je jouw taken onder de vier D’s.
Doe: belangrijke en dringende taken
Doe later: belangrijke en niet-dringende taken
Delegeer: dringende taken die anderen óók kunnen doen
Dump: onbelangrijke en niet-dringende taken

Plan buffertijd

Maak je een dag-, week-, maand- of jaarplanning? Voorzie dan voldoende buffertijd. Bijvoorbeeld: stel dat je voor jouw taak drie uur nodig denkt te hebben. Reken dan een halfuurtje extra voor onvoorziene omstandigheden. Resultaat? Je holt niet achter jezelf aan en houdt waarschijnlijk zelfs tijd over.

Focus

Zeg eens nee

Je mag dan wel de flexibelste collega op je eiland zijn: je planning gaat voor.
Durf gerust eens ‘nee’ of ‘later’ te zeggen wanneer iemand je om een gunst vraagt. Dan ben je er tenminste zeker van dat je je werk goed doet.

Doe even afstand van e-mail

Stel je voor dat iemand elke drie minuten in je oor schreeuwt dat je iets moet doen. Dat zou nefast zijn voor je concentratie, toch? E-mail ís die iemand. Check hem dus alleen op vaste tijdstippen, twee of drie keer per dag, en schakel alle meldingen (geluiden en pop-ups) uit.

Laat je niet afleiden

Snel even mijn Facebook checken, denk je. En hop! Ineens zijn er twee uur voorbij. Heb jij je internetgebruik niet in de hand? Laat Web Nanny op je passen. Die app blokkeert jouw internettoegang op bepaalde tijdstippen.

Ruim op

Regel je mailverkeer

Chaos in je mailbox betekent chaos in je werk. Zorg dus voor een duidelijk systeem en gebruik enkele handige Outlook-regels. Voor het stroomlijnen van je e-mail, kan je zelfs workshops en cursussen volgen. Een aanrader!

Neem je bureau onder handen

Ziet jouw bureau er vaak uit alsof er net een tornado passeerde? Plan dan regelmatig een moment in waarop je jouw kantoor opruimt. Bijvoorbeeld elke avond voor je naar huis gaat.

Hou vol

Uitstelgedrag is een ware boeman voor je efficiëntie. Hou je dus aan je planning. Begin je dag met die taak waar je écht geen zin in hebt. Wedden dat je je erna stukken beter voelt? Een gouden tip: stop nooit op het einde van een taak, maar geef al een aanzet voor je nieuwe werkje. Zo kom je later gemakkelijker in je workflow.

Laad op

Efficiënt werken betekent niet dat je als een gek moet doorgaan tot je erbij neervalt. Zorg voor een goede nachtrust en neem voldoende pauzes. En daarna? Er volop tegenaan!

Samengevat:
• Efficiënt werken begint met een duidelijke planning. Voorzie daarin voldoende buffertijd.
• Stel je prioriteiten en laat je niet afleiden door collega’s, e-mail of internet.
• Zorg voor een duidelijk systeem in je mailbox en werk aan een opgeruimd bureau.
• Hou vol, maar neem zeker de tijd om weer op te laden.

Deel dit artikel

Lees meer op onze website over , .